Digitalizzazione

Il tema della smaterializzazione dei documenti nell’ambito dell’attività della Pubblica Amministrazione è al centro dell’azione di Riforma della Pubblica amministrazione ormai da diverso tempo ma il tema assume particolare importanza anche per quelle imprese che hanno rapporti lavorativi proprio con le PA.

 

La gestione cartacea dei documenti è caratterizzata dal fatto di essere costosa, dall’avere un forte impatto ambientale, dalla mancanza di trasparenza, dalla difficile condivisione e archiviazione, dai tempi di ricerca elevati, facilità di errori, smarrimenti,ecc.
Gli obiettivi della smaterializzazione sono principalmente due:
• adottare criteri per eliminare la creazione di nuovi documenti cartacei;
• sostituire i documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi con file digitali procedendo
contemporaneamente a eliminare la documentazione in eccesso.
Solitamente la riuscita del processo di smaterializzazione dipende da una serie di accorgimenti che l’impresa
può adottare e che possiamo così elencare:
• Nomenclatura: viene scelta una tipologia di nomenclatura da adottare come standard per raccogliere e gestire i documenti al meglio anche in base ad una categorizzazione diversa.
• Fascicolazione: viene scelto come e dove raccogliere i documenti da archiviare
• Firma: nel caso si tratti di un documento destinato ad essere inviato all’esterno, può essere necessario
apporre una firma digitale per dare un carattere ufficiale alla comunicazione.
• PEC: sempre nel caso sia necessario inviare un documento all’esterno, la comunicazione può avvenire sotto
forma di posta elettronica certificata, che ha un valore legale tale da sostituire una raccomandata con ricevuta
di consegna.
Grazie alle misure adottate negli ultimi anni, il numero di imprese che investono sulla smaterializzazione dei documenti aumenta sempre più, riuscendo a conseguire tra l’altro migliori risultati sia in termini di crescita interna, sia in termini di fatturato. Si tratta di investimenti mirati, che si orientano su un’ottimizzazione delle logiche e degli spazi lavorativi, poiché i profondi cambiamenti organizzativi derivanti da programmi di digitalizzazione interessano tutte le risorse aziendali che in questo modo riescono a garantire un maggior livello di costumer satisfaction.
Gli obiettivi del nostro software possono essere così elencati:
• migliorare l’efficienza del ciclo lavorativo;
• smaterializzare la mole di documenti cartacei in possesso dell’azienda;
• pianificare e gestire in maniera più professionale i carichi di lavoro dell’azienda;
• semplificare i processi di ricerca di singoli documenti e/o di intere pratiche;
• migliorare il sistema di archiviazione e storicizzazione dei documenti;
• qualificare i propri dipendenti e consulenti sui servizi aziendali da offrire al mercato;
• ridurre i costi di gestione e aumentare allo stesso tempo la produttività;
• ottimizzare le risorse in modo che siano pertinenti alle attività da svolgere;
• progredire i processi di comunicazione interna tra lavoratori;
• progredire i processi di comunicazione esterna con i clienti.



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